¿Cómo presentar un informe de gestión?

¿Cómo presentar un informe de gestión?

BY: María Claudia Gómez L #Gestion #Pyme #Pymes #emprendedor

Habitualmente al concluir un semestre o un año debemos presentar un informe de gestión en la empresa para la cual laboramos con el propósito de medir el logro de metas preestablecidas.

El informe es una sucesión ordenada de ideas sintetizadas en tres o cuatro puntos centrales, se redacta una tesis que debe quedar clara en la primera lectura. Para presentarlo usted tiene dos modalidades

Técnicos. Los interlocutores son personas con habilidades técnicas equivalentes a quien redacta el informe, se usan tecnicismos y este perfil de interlocutor está en condiciones de interpretar con facilidad la información que se aportan en el documento.

Divulgativos. Los interlocutores son un público heterogéneo, donde el uso de tecnicismos es menos abundante y ha de tenerse en cuenta notas al margen. No debe manejar datos complejos o superfluos que desvíen el objetivo del informe.

Cualquiera que sea la modalidad, la estructura debe permitir entender los puntos importantes en una lectura rápida.

1.       La estructura recomendada es la clásica, “introducción – desarrollo – desenlace”, además de establecer los pasos. Organice sus ideas, el objetivo del informe, haga uso de tablas, gráficos, recuadros y comience a redactar su informe, siguiendo las siguientes recomendaciones.

No hay un número de páginas exacto cada uno aporta su información en función de su cargo y actividades, pero recomiendo que sea “corto, claro y concreto”.

El rango de importancia de la información que usted suministra en su informe es de menor a mayor, empiece secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.

2.       La introducción, presente la situación objeto del informe y la información básica para comprender el resto del documento.

3.       Los antecedentes, colocan al lector en contexto, entregando datos, recursos o metodologías utilizadas anteriormente. Destaque las partes relevantes del DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) que aplicó previamente y que deben revisarse en este nuevo informe.

4.       La metodología, incluye información sobre el método utilizado para abordar las tareas, explique los términos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro.

5.       Los resultados, indique “lo que tiene hoy”, la situación que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. Utilice gráficos, tablas o infografía y alterne con texto para no recargar de cifras.

6.       Limitaciones, incluya datos o fuentes que no se han incluido o no se han podido consultar

7.       Conclusiones, presenta las conclusiones a las que ha llegado para alcanzar sus logros.

8.       Recomendaciones, su visión como experto debe quedar impresa y las posibles soluciones.

9.       Finalmente aborde compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.

10.   Información complementaria, en los anexos incluya las fuentes secundarias, haga comparación con otros datos para reforzar la tesis central que se expresa en el desarrollo del informe.

Es conveniente que los asistentes a la reunión reciban una copia del informe.

Cómo organizarlo

Portada. El título es el primer elemento de atracción, elija uno informativo, llamativo y sugerente, y apoyese en un subtítulo explicativo, incluya la fecha del documento.

Puede usar separadores para diferenciar capítulos.

No deje de encuadernar el documento y mucho menos olvidar el logo de la empresa.

Índice del documento y puede añadirse un índice de tablas y gráficos.

Cuerpo del informe

y el apartado de anexos debidamente paginado.

Gráficos, estadísticas, fichas técnicas de encuestas.

Presentación del documento, use un tamaño de letra que no canse al lector, el interlineado cómodo sencillo o de 1,5 líneas, utilice márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista.

Como consejo nunca delegue la realización de su informe de gestión a una secretaria o asistente, ellas pueden ser una buena fuente de información, pero recuerde que usted con este documento se está jugando su cargo.

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