Etiqueta y Protocolo de la Videoconferencia ✅

Etiqueta y Protocolo de la Videoconferencia ✅

BY:FIDEE #Videollamada #Meet #Zoom #Slype

El uso de la videoconferencia ha tomado cada vez más auge con el confinamiento a causa de Covid 19, tanto en el mundo de los negocios, como en el ámbito personal y familiar. A la hora de utilizar cualquiera de las herramientas que se ofrecen hoy en día para las videoconferencias como son: Meet, el Zoom, el Skype, Teams o cualquier otra, hay que fijarse en algunos aspectos importantes para que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. En muchas ocasiones se descuidan detalles importantes, que hacen que el propósito no cumpla los objetivos marcados.

Una Videollamada no deja de ser una comunicación en tiempo real, por tanto, no hay que darle menos importancia, ni tampoco más, si no la misma que a cualquier otro momento de encuentro presencial.

Las videollamadas venían adquiriendo una relativa importancia en las reuniones con participantes en diferentes regiones del mundo, haciéndose cada vez más habituales evitando desplazamientos largos y costosos, pérdidas de tiempo, y con el paso del tiempo, su eficacia ha ido aumentando hasta considerarse muy similar a las reuniones presenciales. Pero con las medidas tomadas mundialmente por el confinamiento, se han impuesto en el mundo de la educación, laboral y familiar.

De esta manera, por ser una reunión virtual, no deben perderse ciertas formas y reglas de cortesía a tener en cuenta en cualquier otro tipo de reunión presencial. Veamos algunas de las más importantes.

1. Elegir un sitio adecuado para que cada participante pueda ser visto y escuchado de forma correcta. Hay que escoger un lugar bien iluminado y sin ruidos e idealmente con fondo blanco.
2. Informe a su familia que va a estar en una videollamada para que no tenga contratiempos de alguna persona pasando por la cámara de forma inadecuada.
3. No convoque un grupo de personas al azar sin un propósito.
4. El nombre de la cuenta con la que ingrese el participante debe ser su nombre completo y apellido, para que la persona que este al otro lado de la pantalla pueda dirigirse adecuadamente a cada una de las personas. En caso de no conocerla y si se identifica como “Monita” es muy mal visto llamarla con esa identificación.
5. Si se trata de una reunión de trabajo y los participantes no se conocen, se deben presentar al principio de esta. Al igual que se hace en una reunión presencial.
6. Si la videollamada es empresarial, utilícelo única y exclusivamente para la información objeto de la reunión.
7. Si se trata de una reunión laboral, es conveniente elegir un coordinador o moderador de la reunión que pueda ir estableciendo los turnos de intervención y dando paso a cada uno de los participantes. Si habla todo el mundo a la vez no se entenderá nada.
8. Es bueno comprobar antes de comenzar la reunión que todas las cámaras están abiertas y que todos los equipos funcionan perfectamente, posteriormente cerrar los micrófonos y dejar abierta la cámara, posteriormente se abrirá el micrófono de la persona que va a iniciar la reunión.
9. El coordinador debe dejar clara las reglas de juego antes de iniciar la reunión, todas las personas deben tener micrófonos apagados, y dejar encendido solo el de la persona que está interviniendo. Deben solicitar el turno de participación a través del chat, o tener un orden del día y respetarlo.
10. Cuando le toque el momento de intervenir, hable claro, articule y que el tono se escuche con facilidad, es muy molesto cuando la persona habla en baja voz, que no se escuchan y además no se entiende.
11. El vestido debe ser el mismo que utiliza habitualmente en su trabajo, o el aula de clase, no hace falta más etiqueta, pero tampoco presentarse con la ropa de "estar en la casa" es decir debe utilizar vestuario adecuado a la ocasión.
12. Lo más importante, no se ponga una camiseta esqueleto, vestido de baño, usted a través de este medio está mostrando una imagen profesional, la vestimenta intima déjela para otro momento y otro escenario.
13. Si hay documentación de interés debe ser enviada antes de comenzar la reunión para que todos los participantes la tengan en su poder. También, se puede enviar durante la reunión.
14. Al terminar, las conclusiones y otra información de interés deben ser enviada a cada uno de los participantes en la reunión.
15. Si tiene que ausentarse por algún motivo, no corte la comunicación de forma brusca, discúlpese como lo haría en cualquier otra reunión presencial antes de cortar la conexión.
16. No permita, salvo que sea necesario o haya una razón importante, que se incorpore gente nueva a la reunión una vez que ha comenzado. También, hay que evitar, en la medida de lo posible, las interrupciones.
17. Si necesita resolver algún asunto personal o contestar una llamada importante, realice el corte momentáneo de su comunicación, al menos del audio, y este pendiente que así quedo, para que los participantes no escuchen su conversación.
18. Tenga cuidado con las ventanas que tiene abiertas en el computador a la hora de compartir pantalla, porque puede mostrar algo que no es pertinente con la reunión en la que está
19. Procure no salirse del encuadre de su cámara, para que todos los participantes estén visibles durante toda la reunión. Los gestos son tan importantes o más que las palabras.
20. Al terminar la reunión debe despedirse tal y como lo harían en cualquier otra reunión, dando las gracias por la participación.

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