Saque el máximo provecho de su correo electrónico y ahorre tiempo ✅

Saque el máximo provecho de su correo electrónico y ahorre tiempo

Gestión del correo electrónico

BY:FIDEE @Gestion @CorreoElectrónico

Los gerentes, docentes y ejecutivos reciben un sin número de correos electrónicos que dificultan su capacidad de asimilación, y sobre todo le restan horas para ejecutar otras tareas. Diariamente se encuentra con un gran volumen de trabajo que le llega a través de esta herramienta, y saber cómo gestionarla eficientemente le puede servir de ayuda para optimizar los recursos con los que dispone.

La mayoría de las personas tienen más de una cuenta de correo electrónico para poder diferenciar el trabajo de su vida personal. Aprenda a manejar la información que llega a su bandeja de entrada gestione y mantenga debidamente organizada. Aunque para muchos pueda aparecer un sueño. Hoy en día tenemos infoxicación, que no es más que el exceso de información recibida.

Vamos a empezar con los 6 elementos fundamentales en la gestión del correo electrónico y así perder el menor tiempo posible en su organización y atención virtual diaria de sus estudiantes.

1.                  Centralizar es la clave. Muy seguramente usted tiene varias cuentas de correo. La personal, la de los estudiantes, la empresarial, la de clientes. Pues bien, el secreto está en centralizar, todas las cuentas bajo un mismo gestor de correo. Y esa centralización es más adecuada si la hace a través de una cuenta de Gmail.

Va a ingresar a la cuenta de Gmail, y la va a centralizar, y si no tiene cuenta de Gmail le recomiendo que abra una.

Una vez ingrese de doble click en la rueda dentada, después va a configuración, encuentra cuentas e importación y en ese momento se va a activar una pantalla para que ingrese la cuenta de correo electrónico, e inmediatamente se verifica la cuenta y le abre la función para que inicie la otra cuenta. Recuerde que la incorporación de correos le facilita su trabajo y le evita ingresar a diversos servidores

2.                  Dar estructura al correo, esto permite controlar la gran cantidad de información que llega día a día a su buzón de correo y podrá distinguir entre la información importante y la que no lo es, o simplemente le permite tener acceso a los correos que sabe que tiene que consultar con mayor frecuencia, y esto es más fácil de lo que parece. Solo hace falta trabajar unos cuantos minutos en la columna que da soporte a su correo electrónico. Primero tenga claro los diferentes temas de los correos que llegan a su buzón, por ejemplo, empresa, institución 1, institución 2, vendedores.

Una vez tenga decidido el tema ingrese a la rueda dentada, vaya a configuración ingrese y seleccione etiquetas, allí va a encontrar etiquetas predeterminadas de Gmail, pero también puede crear nuevas etiquetas si baja al final de la página y da doble click en nueva etiqueta, va a salir una pequeña ventana e ingrese el nombre de su etiqueta, y la podrá observar al lado izquierdo del correo. De esta manera podrá almacenar los correos de acuerdo con su procedencia.

3.                  Filtrar, Etiquetar, y archivar es fundamental, para aquellos que reciben un número elevado de correos se hace necesario categorizar los correos que recibe, además es necesario poder distinguir de forma ágil cuales de todos ellos necesitan ser leídos con urgencia y cuales pueden esperar. En este sentido Gmail nos ayuda con herramientas que se pueden explotar y siempre de una forma gratuita.

a.       Filtrar consiste en crear filtros de antemano basado en las reglas que necesite, cuando le escriben un correo, cuando el mail contenga una palabra que se pueda identificar, de tal manera que cuando entre pueda acceder fácilmente y hacer lo que quiera, descartarlo, guardarlo, enviarlo a spam.

Va a crear el siguiente filtro, ingrese a la rueda dentada, va a ir a configuración, después va a seleccionar filtros y posteriormente crear filtro, puede hacerlo con la palabra investigación y lo asigna a la etiqueta investigación de tal manera que inmediatamente ingrese quede con la etiqueta y el filtro.  Posteriormente lo puede clasificar, en este caso puse como principal, cuando regrese a la página de inicio puede observar que tiene la etiquete investigación, y si lo quiere archivar de doble click con el botón derecho y archívelo así no estará en la bandeja principal, y descongestiona el correo y se guarda en la categoría correspondiente y lo podrá consultar si va a buscar esa etiqueta

Cuando recibe un correo y no tiene la palabra clave que usted designo para que lo clasificara, pero usted sabe que corresponde a ese grupo lo que hace es moverlo como aparece en pantalla o por el contrario etiquetarlo

4.                  Nueva bandeja versus vieja: La nueva bandeja permite añadir una serie de bandejas de entrada que no son otra cosa que filtros automáticos, filtros muy útiles para aquellas personas que no tienen una estructura no muy elaborada. Pero no olvide utilizar los marcadores de importancia que le indicará cuales son importantes y cuales destacados.

Pero si ¿Quiere marcar un correo electrónico importante? Haga clic en la estrella star_border que aparece junto a cada correo electrónico en la bandeja de entrada o dentro de una conversación.

Para ver todos tus correos electrónicos destacados, en la barra lateral izquierda, haga clic en Destacados.

5.                  Optimizar la configuración: Las diferentes opciones de configuración le permiten construir su correo ajustado a sus necesidades: Usted puede

a.       Predeterminar una respuesta donde puede responder automáticamente a todos los correos que le envían, de la misma manera bajando un poco la página puede establecer el estilo de texto predeterminado, puede utilizar otro tamaño de letra u otro color para responder. Utilizar esta herramienta es útil cuando se trata de correos en cadena y desea identificar fácilmente su intervención, como es el caso de un foro con los estudiantes y usted se quiere asegurar que vean fácilmente su respuesta.

b.       Otra herramienta es la firma, como pueden ver yo utilice una imagen en la firma.

c.       Utilizar estrellas y signos de destacados para identificar con mayor facilidad nuestros correos, lo importante es tener claro los criterios de caracterización de cada estrella. No los confunda con las etiquetas

6.                  Trabájelo día a día: Usted debe saber que para optimizar su correo debe hacer un trabajo constante donde debe revisar constantemente su correo y hacer limpieza.