8 funciones del ejecutivo para administrar el tiempo exitosamente

 

1.                  Definir metas y objetivos: debe conocer las metas y objetivos generales de su empresa, desarrollar las de su propia área de responsabilidad y comunicarlas adecuada y permanentemente a los miembros de su equipo de trabajo. Debe apoyar a cada uno de sus subordinados para que establezcan sus propias metas y las enlacen a las metas del área de la empresa.

2.                  Planificar las actividades, y proyectos que se realizan en su área. Un minuto de planificación vale por una hora de ejecución.  Al planificar vemos a futuro las necesidades, los recursos y los problemas que se pueden presentar en la ejecución y tomar medidas de suministro, prevención o corrección que evitarán contrariedades.

3.                  Organizar el trabajo, el ejecutivo no hace el trabajo. Su función es propiciar la coordinación entre los seguidores y las diferentes áreas. Debe haber una permanente comunicación.

4.                  Establecer Sistemas y Procedimientos, El ejecutivo de un área es quien tiene que mantener los sistemas y procedimientos al día, debe verificar que su flujo sea ágil y evite perjuicios causados por pérdidas de tiempo.

5.                  Controlar la ejecución de actividades, para garantizar el cumplimiento de los planes y programas, debe contar con un sistema de información y retroalimentación que permita verificar permanentemente los avances y el destino que toman los trabajos que se han iniciado. Los indicadores controlados permiten tomar medidas correctivas oportunas antes de que las cosas se conviertan en crisis.

6.                  Buscar Oportunidades, si la persona realiza adecuadamente las funciones contará con tiempo suficiente para realizar más oficios. Buscar permanentemente nuevas áreas de oportunidad que signifiquen nuevos retos y metas para él y para su equipo de trabajo. Dejar de lado la rutina y aplicar la creatividad para solucionar problemas, desarrollar nuevos productos, buscar nuevas formas de organización más eficientes.

7.                  Desarrollar a los seguidores, a una persona para que sea el brazo derecho, su seguidor, es fundamente para el éxito y para contar con tiempo para dedicarse a otras labores que significan nuevos retos y metas para él y para su equipo de trabajo. Dejar de lado la rutina y aplicar la creatividad para solucionar problemas, desarrollar nuevos productos, buscar nuevas formas de organización más eficiente.

8.                  Desarrollar una comunicación interna y externa, ¿Cuántas veces una instrucción mal dada o comprendida le ha ocasionado pérdidas de tiempo? El líder debe vigilar que las comunicaciones entre los miembros de su equipo y con otras áreas sea fluida y no obstaculice los trabajos y las decisiones provocando barreras y   pérdidas de tiempo.

 
El entorno y la pérdida de tiempo

El entorno es un factor de pérdida de tiempo y lo ve reflejado en varios aspectos de su vida, y aunque no lo crea en definitiva las cosas que le rodean provocan un efecto en su bienestar, de tal manera que saber modificar un contexto nocivo es una buena opción para gestionar el tiempo.

El entorno es una palanca en la que puede trabajar para conseguir más resultados con menos esfuerzo. El contexto en los que se mueve puede ser un aliado o un gran enemigo. En este post va a conocer circunstancias que afectan su tiempo, trabajo y eficiencia. 

1. Aspectos materiales. Los lugares donde se vive y se trabaja, el barrio y el vecindario, la tecnología, el automóvil.
2. Aspectos personales. La familia, la pareja, los amigos, los compañeros de trabajo, los conocidos, el contacto en las redes sociales, los horarios y los hábitos.
3. Aspectos mentales. Las creencias, los paradigmas, la formación e información, la religión o los condicionamientos.

Todos estos aspectos pueden jugar a favor o en contra, puede ser un motor que impulse su vida o un ancla que la hunda. El entorno colabora o rivaliza. Inspira o deprime. Nutre o envenena. Por supuesto también existen entornos neutros. No es posible prescindir del entorno, pero sí elige cuidadosamente muy seguramente podrá hacer y disfrutar más cosas.

Los entornos materiales y personales son visibles y evidentes, aunque tal vez no sus efectos. Otros son más sutiles, pero influyentes.

Todo influye en todo y nadie puede aislarse del entorno inmediato sin recibir de él su influencia. Delegar en el entorno significa no tratar de hacerlo todo por uno mismo, sino aprovechar las influencias positivas externas para reforzarse. Enumeremos algunos de ellos:

• Una empresa eficiente requiere de parámetros que provean un entorno físico o “Floor Plan”, el cual minimice las pérdidas de tiempo. Y en esto aporta la ubicación física de las oficinas, salones de conferencia, áreas de producción, puntos de venta, que deben de ser planificados para que el tráfico sea el más reducido posible, ahorrando tiempo y esfuerzo que se traduce en eficiencia.

Cada área debe estar diseñada para agilizar los procesos. Técnicas como el Feng Sui, el equilibrio en la ambientación, la distribución espacial de los equipos y utensilios, la distribución de los equipos o instrumentos de trabajo requieren la implementación de un rígido control en lo que se refiere a la accesibilidad.

• La “mala ambientación” conlleva a grandes pérdidas de tiempo por frustración o baja estima por parte de los seguidores.

Para desarrollar una gestión sin fatiga el entorno que lo rodea debe ser agradable. Eso requiere que se tome en consideración los niveles de ruido, el aspecto físico del área de trabajo y el “diseño” ya sea de la planta productora como de las oficinas secretariales. Los colores, plantas, música, pintura, luminosidad maximizan la eficiencia, disminuyen la fatiga, y, por causa y efecto, ahorran gran cantidad de tiempo.

• El rendimiento físico y de toma de decisiones acertadas de los ejecutivos y de todos los colaboradores, está directamente ligado al entorno en el cual se desenvuelven. Es perfectamente posible el “sobrecargar” la gestión de un ejecutivo o colaboradores si estos están a gusto con el entorno que los rodea.

Siempre se escucha decir "la culpa es de los otros si no fueran tan desorganizados". Pero en realidad las causas externas son consecuencia de las causas internas.

De igual manera el lugar donde una persona vive ejerce una influencia enorme en ella: le da energía o se la quita. Seguramente un pequeño apartamento ordenado, decorado de manera minimalista y con luz abundante es suficiente para nutrir a quien vive en él. No es un tema de dinero, de propiedad o de lujos. Es cuestión de que cualquier cosa que entre en casa sea muy apreciada y esté en coherencia con el resto de los objetos y con la persona que habita la vivienda.

Tener menos cosas significa contar con más espacio y más claridad mental. La luz y el orden ejercen una influencia en la mente. Deshacerse de objetos que no se usan es una prioridad, y cambiar de vez en cuando la disposición de los muebles en casa es motivador, le permite trabajar más eficientemente.

Y como no hablar del lugar donde se trabaja y en el que se pasan tantas horas al día también es importante. Influye en el rendimiento del trabajo y en la felicidad de las personas. Muchas veces uno carece de la capacidad de cambiarlo, pues las oficinas o instalaciones son las que son. Pero puede influir en mejorarlas de alguna manera; y si no es así, siempre está en sus manos dejar un trabajo cuyo entorno es insalubre, nocivo, molesto, desagradable, tóxico, incómodo o desmotivador.

La influencia de las personas en el trabajo es invisible y silenciosa, se acumula con el tiempo, pero sus efectos acaban siendo muy visibles a largo tiempo. El gran peligro de estar alrededor de gente no productiva es que empiece a volverse como ellos sin siquiera darte cuenta, perder y perder tiempo

Lo que esperan las empresas de sus colaboradores ✅