Protocolo del uso del WhatsApp para grupos✅

Protocolo del uso del WhatsApp para grupos

BY: FIDEE @educatoncolombia #WhatsApp #Colombia #Barranquilla

En el post anterior hablamos del protocolo del WhatsApp a nivel general, pues bien, hoy vamos a hablar del protocolo del WhatsApp en grupos. En la mayoría de los casos, los grupos de WhatsApp son utilizados para temas empresariales, sociales, de amistad y/o familia, y se ha popularizado tanto que ha venido a reemplazar al correo electrónico, y se a convertido en un lugar de encuentro virtual en tiempo real.

En muchas ocasiones se descuidan detalles importantes, que hacen que el mensaje no cumpla los objetivos marcados. Un WhatsApp grupal no deja de ser un mensaje, similar a cualquier otro, en la que solo cambia el medio por el que se comunica, donde pasa de la presencialidad a la virtualidad en tiempo real. No hay que darle menos importancia, ni tampoco más, si no que se debe mantener las mismas normas y comportamiento que se cumplen cuando se reúnen un grupo de personas.

Cuando se conforma un grupo en WhatsApp, este permite comunicación de texto, imagen y voz simultanea entre el grupo de personas adscritos a este, y esta modalidad se ha incrementado notablemente en las comunicaciones, pero al mismo tiempo es necesario que conozca algunos beneficios y reglas para el protocolo de este tipo de herramienta. Alguno de los puntos importantes para tener en cuenta a la hora de enviar un WhatsApp al grupo:

1.   El administrador debe pedir autorización a las personas para incluirlas a determinado grupo y nunca debe olvidar que en ese grupo se identifica el número de teléfono de todos los integrantes, por eso es tan importante aclarar que el número telefónico es exclusivo para el manejo del grupo y la confidencialidad de la información telefónica esta amparada por el hábeas data.

2.   Cuando incluya las personas no les coloque apodos, sobrenombres y mucho menos dejar en blanco el nombre de la persona, pues para poder participar en una conversación de grupo uno debe saber con quién interactúa. Es un grupo con un fin determinado no es una conversación anónima que se esconde tras un velo,

3.   El administrador del grupo debe definir la formalidad y/o, oficialidad del grupo desde su inicio. Y en el caso de que el grupo sea empresarial debe formalizarse por los medios OFICIALES de la empresa.

4.   El administrador debe definir el alcance de WhatsApp. En el caso de que el grupo sea empresarial debe establecer si los empleados pueden comunicarse con clientes, y en caso de permitirlo establecer los temas que pueden (o no) tratar. En caso de que se trate de un grupo social, se debe establecer qué nivel de información se permite. Pues se presenta el caso de personas inescrupulosas que envían imágenes de alto calibre que no se debe compartir si a este pertenecen señoras, y que muy posiblemente los niños pueden tener acceso al teléfono de papá o mamá.

5.   El Administrador debe establecer un objetivo o temática del Grupo. Se presenta en caso en que algún integrante de un grupo toca temas NO relacionados al objetivo del grupo, las personas suelen compartir temas políticos o religiosos que no todo el mundo acepta, o pueden enviar chistes, memes o información NO relacionada con el grupo. Esto hace que el propósito del grupo se pierda.

Para el caso de los grupos de trabajo se debe mantener su objetivo y evitar usarlos para promover conversaciones ajenas al mismo

6.   Se debe empoderar al administrador del grupo. El administrador del grupo es reconocido por ser el creador de este, y la persona encargada de agregar a más personas. ¡Mentira!. El administrador es un moderador del grupo y debe buscar que las reglas u objetivo con que se creó el grupo se están cumpliendo.

7.   Establecer un acuerdo de privacidad y/o confidencialidad. Una regla más o menos así, lo que pasa en el grupo, se queda en el grupo. No se debe divulgar las conversaciones del grupo, se debe prohibir que los integrantes hagan reenvío de estos, a personas que NO hagan parte del grupo, con mayor razón si es un grupo empresarial.

8.   Definir claramente que información NO se debe compartir por ese grupo. Recuerde que usted NO tiene control sobre la aplicación.

9.   Cuando vaya a compartir información privada a una persona dentro del grupo, por favor hágalo en privado, y si va a enviar un mensaje a una persona en particular dentro del grupo, debe colocar el símbolo de @ y escoger su nombre en la lista que aparece. Y si se quiere responder un mensaje en particular, lo selecciona y use la función de “reply”.

10.       Algo que es supremamente importante es establecer un horario de uso. Es muy sano tener un horario definido, el administrador debe establecer excepciones, tales como “en caso de emergencia”, encontramos que las personas que son amigas de trasnochar están a la 1 o 2 de la mañana enviando Whats.

11.       No abarcar la aplicación. Existen en el grupo personas intensas y desocupadas que quiere comentar todo mensaje, aportar, discutir a tal punto que se toman el grupo y de esta manera desmotivan a los demás participantes a participar, o lleve a que la persona deserte del grupo. El administrador debe tener el tacto para abordar esta persona y hacer las recomendaciones de participación.

12.       Así se trate de un grupo cuando va a enviar el primer WhatsApp en el día, lo primero que debe hacer es saludar con unos buenos días, buenas tardes.

13.       No se exceda en los posts que comparte en el día, no se debe saturar los celulares de los demás integrantes con documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.

14.       Redacte de forma breve, clara, correcta (sin faltas de ortografía) y no escriba todo el texto en letras mayúsculas, esto denota enojo.

15.       Si va a hacer uso de la herramienta de audio para dejar un mensaje, hable claro, articule y que el tono se escuche con facilidad, es muy molesto recibir mensajes de voz que no se escuchan y además no se entienden.

16. Si quiere respeto, respete. NO comparta fotos intimas.

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El protocolo del uso del WhatsApp ✅

El protocolo del uso del  WhatsApp

BY: FIDEE

@educatoncolombia #WhatsApp #comunicacion #ComunicacionEmpresarial #Colombia 

A la hora de utilizar el WhatsApp hay que fijarse en algunos aspectos importantes para que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. En muchas ocasiones se descuidan detalles importantes, que hacen que el mensaje no cumpla los objetivos marcados. Un WhatsApp no deja de ser un mensaje, similar a cualquier otro, en la que solo cambia el medio por el que se envía. No hay que darle menos importancia, ni tampoco más, si no la misma que a cualquier otro comunicado.

El Teléfono es un medio de comunicación muy importante utilizado en el mundo tanto a nivel personal como empresarial, y hoy en día con aplicaciones como el WhatsApp que permite comunicación de texto, imagen y voz, ha incrementado notablemente las comunicaciones, pero al mismo tiempo debemos conocer algunos beneficios y reglas para el protocolo de este tipo de herramienta. Alguno de los puntos importantes para tener en cuenta a la hora de enviar un WhatsApp o llamar por este medio son:

1.    Asegurarse que el mensaje que va a enviar reviste el interés y la importancia que se merece, nos encontramos en el momento del “bum de Whats” y esto ha llevado a las personas a saturar a sus contactos con un sin número de mensajes que rebosan la capacidad del teléfono de las personas que reciben la información, sin importar si son amigos, empresas, conocidos e incluso desconocidos

2.    Si usted utiliza su WhatsApp como persona natural, no supere los dos posts en el día, y si el contacto es una empresa, limítese a enviar solo lo que revista interés para esa empresa.

3.    Si usted utiliza su WhatsApp como empresa, utilícelo única y exclusivamente para información comercial.

4.    Cuando va a enviar el primer WhatsApp en el día, lo primero que debe hacer es saludar con unos buenos días, buenas tardes, seguidos del nombre de la persona o empresa. Se está acostumbrando a enviar estos mensajes sin las mínimas reglas de urbanidad.

5.    Envíe solo lo que le quiere transmitir, sobre lo que quiere informar o bien lo que le hayan pedido. No debe aprovecharse del envío para mandar documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.

6.    No conforme un grupo al azar sin un propósito en común pida autorización a las personas para incluirlas al grupo. La privacidad del WhatsApp debe ser respetada.

7.    Redacte de forma breve, clara, correcta (sin faltas de ortografía) y no escriba todo el texto en letras mayúsculas, esto denota enojo.

8.    Si usted recibe un Whats debe responder, es una regla de cortesía, no contestar es ignorar a la persona que lo está enviando.

9.    Si va a enviar un WhatsApp personal puede utilizar uno que otro emoticón, genera cercanía, permite tener conversaciones más relajadas, ilustra un poco sentimientos, pero no se puede caer en el error de llenarlo todo con ellos y no emitir palabras.  Y si su uso es empresarial procure no usarlo y tenga mucho cuidado con el emoticón que utilice.

10.  Tenga presente a la hora que envía el mensaje, después de las 8 de la noche no se deben enviar WhatsApp, a no ser que exista mucha confianza y a la persona no le moleste.

11.  Olvídese de las famosas cadenas con condenas por no reenviar, además de ser molesto crea muy mala impresión de la persona que la envía.

12.  Si va a hacer uso de la herramienta de audio para dejar un mensaje, hable claro, articule y que el tono se escuche con facilidad, es muy molesto recibir mensajes de voz que no se escuchan y además no se entienden.

13.  Si va a utilizar la herramienta para llamar debe tener en cuenta que, si usted tiene una tarifa fija de teléfono que cubre todo tipo de llamadas nacionales, llame por la línea telefónica, la comunicación es mejor, no se cae la llamada, ni se interrumpe. Es cuestión de respeto con su interlocutor, las permanentes interrupciones no permiten una comunicación fluida. Y tenga en cuenta que para este caso específico la aplicación no le aporta beneficios en las llamadas.

14.  Si va a hacer una llamada internacional y su plan no contempla este tipo de llamadas se recomienda utilizar estas aplicaciones siempre y cuando vaya a tratar temas de tipo personal y familiar, pero NUNCA utilice esta herramienta para llamada de negocios si no se encuentra en un lugar que le garantice una comunicación sin contratiempos. En el campo comercial es muy mal visto utilizar esta herramienta denotando desventajas de tipo financiero que lo llevan a utilizar estas herramientas que en cualquier momento se pueden caer las comunicaciones.

15.  Si usted va a contactar una persona para un negocio NUNCA lo haga por WhatsApp y mucho menos deje un mensaje donde solicite que lo contacten. De entrada, da la sensación de no tener solvencia para enfrentar una negociación.

16. Lo más importante, nunca ponga una foto en camiseta esqueleto, vestido de baño, usted a través de este medio está mostrando una imagen profesional, las fotos intimas déjelas para otro momento y otro escenario.

17.  Por último, no deje su teléfono a su niño menor para que juegue con él, es muy molesto recibir mensajes de menores o un sin número de letras y caracteres que no tienen identificación.

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Paso a paso para apostillar documentos en Colombia✅

Paso a paso para apostillar documentos en Colombia

Antes de iniciar el paso a paso para apostillar los documentos en Colombia, les voy a aclarar la diferencia entre apostille y legalización, ya que son dos tramites que requerimos con relativa frecuencia y no lo tenemos claro

¿Qué es apostilla?

La apostilla certifica la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones, y un documento se apostilla cuando usted requiere que ese documento tenga efectos legales en otro país.

¿Qué es legalización?

La legalización consiste en certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones, para que un documento emitido por un país que no hace parte de la  “Convención de la Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe cumplir con la cadena de legalización de documentos.

Para apostillar los documentos que se expiden en línea en Colombia, se tramita el apostille directamente en la opción correspondiente a cada documento, al final de este post encuentra video de ejemplo para el caso de antecedentes judiciales, no tiene que escanear, las entidades están conectadas entre sí, y expiden directamente

1.       Certificado de antecedentes judiciales

2.       Documentos INVIMA

3.       Documentos de Superintendencia de Industria y Comercio:

4.       Pasaporte

5.       Documentos firmados por el cónsul colombiano o el ministerio de relaciones exteriores de Colombia

6.       Documentos de registraduría nacional

Usted puede apostillar documentos de educación, documentos de carácter religioso, documentos de carácter civil, otro tipo de documentos,

DOCUMENTO	DOCUMENTO AVALADO POR
Registros civiles expedidos por Registraduría	Escanee el documento con fecha de expedición no mayor a 90 días, debe tener el adhesivo de recaudos, firma, cargo y nombre completo de quien expide y antes de enviar a apostillar, debe enviar el documento al correo validacionsirf@registraduria.gov.co indicando el país de destino con fines de apostilla y legalizaciones y en asunto colocar validación firma funcionario público. Una vez tenga respuesta de este correo puede pagar el apostille.
Registros civiles expedidos por Notarias	Escanea copia del original y lo envía de acuerdo con el paso a paso del video que dejo al final de este post
Escrituras	Escanea copia tomada del original y sigue el procedimiento del video
Cédula de Ciudadanía	Escanea fotocopia autenticada de la cedula ante notaría.
Tarjeta de Identidad	Escanea fotocopia autenticada de la tarjeta de identidad ante notaría.
Cédula de Extranjería	Escanea fotocopia autenticada de la cedula ante notaría.
Pasaporte convencional	Escanea copia legible del documento.

Documentos de Educación básica y media

DOCUMENTO	DOCUMENTO AVALADO POR
Documentos expedidos por Colegios tales como Diplomas, contenidos programáticos, programas académicos, constancia existencia establecimiento educativo	Debe avalar previamente ante la Secretaría de Educación Departamental o Distrital, donde se encuentre inscrito el plantel educativo.

Documentos de educación superior

	DOCUMENTO UNIVERSITARIOS	DOCUMENTO AVALADO POR
	Documentos expedidos por universidades tales como Certificados de Estudio, Diplomas, Actas de grado, Planes de estudio, Contenidos Programáticos, Diplomas de honor, Constancias de estudio, Constancias de matrícula, Constancia existencia establecimiento educativo, Certificado de programa, Programas académicos	Para apostillar debe avalar previamente firma de funcionario ante el Ministerio de Educación Nacional en las oficinas del CAN de Bogotá
Documentos de educación de Aeronáutica Civil		Avalar previamente ante el Centro de Estudios Aeronáuticos (CEA).
Documentos expedidos por el SENA, ICFES e ICETEX		Avalar previamente por el funcionario de la Entidad correspondiente.
Tarjetas profesionales		Debe solicitar la certificación a la Entidad que expide el documento.

Documentos de Educación no formal

DOCUMENTO	DOCUMENTO AVALADO POR
Diplomados, seminarios, talleres y cursos	Secretaría de Educación Departamental, Distrital, o realizar reconocimiento de firma de la persona que emite el documento de la institución académica ante Notario Público.

Documentos Religiosos

DOCUMENTO	DOCUMENTO AVALADO POR
Documentos eclesiásticos expedidos en Bogotá	Cancillería del Arzobispado o Notaria Eclesiástica (Arquidiócesis de Bogotá).
Documentos eclesiásticos expedidos fuera de Bogotá	Documento expedido máximo 90 días y la autenticación de la Diócesis a la que pertenezca la parroquia para ser presentado ante la Nunciatura Apostólica ubicada en Bogotá.
Otros documentos de credos o cultos reconocidos por el Estado	La firma que suscribe este tipo de documento debe estar registrada en una notaría o debe hacerse la presentación personal.

Otro tipo de documentos

DOCUMENTO	REQUISITOS
Cartas o Certificados de Residencia expedidas en Bogotá	Deben ser expedidas por la Alcaldía Local de su residencia.
Cartas o Certificados de Residencia expedidas fuera de Bogotá	Alcalde o funcionario delegado por el Alcalde.
Documentos expedidos por Defensores de Familia	Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF.
Documentos expedidos por Comisarios de Familia en Bogotá	Secretaría de Integración Social.
Documentos expedidos por Comisarios de Familia fuera de Bogotá	Alcalde o funcionario delegado por el Alcalde.
Documentos de Salud certificados médicos, historias clínicas, resoluciones para ejercer la profesión en salud, certificados de vacunas, etc.	Certificación expedida por Ministerio de Salud o Secretaría de Salud respectiva, en la que se encuentre registrado el profesional que emite el documento.
Documentos firmados por jueces	Centro de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura de Colombia.
Libreta Militar (Fuerzas Militares)	La certificación que expide la Dirección de Reclutamiento y Control de Reservas de la Jefatura de Reclutamiento del Ejército Nacional.
Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación	Solicitar los antecedentes en la Procuraduría General de la Nación.
Licencia de tránsito (Tarjeta de propiedad), de conducción.	La certificación que expide el Ministerio de Transporte o Secretarías de Tránsito y/o Movilidad correspondientes.
Libros, Fotografías, Artículos Publicidad, tiquetes, reservas, itinerario, transferencia bancaria, Correos o Mensajes electrónicos, Recibo de Servicios públicos, Pago de Impuestos (a excepción de la DIAN), Recibos de Transferencias.	Debe ser presentado ante notario público para autenticación de copia o a la vista.

Paso a paso para convalidar estudios universitarios obtenidos en el exterior✅

Paso a paso para convalidar estudios universitarios obtenidos en el exterior

Cuando usted realiza estudios de pregrado o posgrado en un país diferente a Colombia y desea trabajar en el territorio colombiano debe convalidar sus estudios ante el Ministerio de Educación Nacional ya sea colombiano o extranjero.

El proceso de convalidación acredita que los estudios adelantados en el exterior lo acreditan para ser un profesional y se puedan desempeñar laboralmente en el territorio nacional, además certifica que los documentos son auténticos y que corresponden a una Institución Universitaria debidamente autorizada en el país el cual se otorgan.

Los programas profesionales tienen requisitos que se deben cumplir y adicionalmente programas del área de salud, derecho, contabilidad deben cumplir unos requisitos adicionales y especiales por ser profesiones que involucran la vida de las personas para el caso del área de la salud, o porque las bases legales son diferentes a las de nuestro país como es el caso de las profesiones del área contable y de derecho.

Para solicitar la convalidación el profesional debe presentar los documentos descritos en el video que adjunto al final de este post. El proceso tiene un paso a paso que usted debe cumplir para que culmine exitosamente el proceso y lo comparto igualmente en el video donde lo llevo de la mano a realizar este proceso.

La única entidad responsable de otorgar las convalidaciones en Colombia es el Ministerio de Educación Nacional

Antes de someter sus documentos a convalidación debe saber lo siguiente

·         El título otorgado mediante programa de doble titulación con la misma denominación y el mismo nivel educativo en el cual participe una institución de educación colombiana no se convalida porque ya cuentan con el reconocimiento por parte del Estado Colombiano.

·         El título otorgado por programas conjuntos, obtenidos por un mismo solicitante y en donde participe una institución de educación colombiana, no es convalidado porque ya cuenta con reconocimiento por parte del Estado Colombiano.

·         El título obtenido en el exterior con programas desarrollados total o parcialmente, mediante la realización de actividades académicas o asistenciales presenciales en infraestructura localizada en Colombia, sin autorización del MEN, no es convalidado.

·         El título reconocido por causas, honores, exaltaciones u otras circunstancias que no sean propias de una formación en educación superior, no es convalidado.

¿Cómo se hace la convalidación?

La convalidación se hace a través del sistema electrónico del MEN, de los canales de atención (página web, chat, atención telefónica). (Ver video paso a paso al final de este post)

Lo primero que se hace es radicar los documentos ante el MEN,  para que este organismo estudie la viabilidad de los documentos presentados por usted.

Corrobora que la institución que emite los documentos está legalmente constituida y que el programa que usted adelantó consta con la correspondiente aprobación. Hasta este momento usted no tiene que pagar nada. ​

Una vez el MEN emite el concepto de viabilidad la convalidación, usted debe cancelar el valor correspondiente al trámite que está adelantando, ya sea pregrado o postgrado.

Los documentos que usted anexa de acuerdo con su solicitud deben venir debidamente apostillados y traducidos.

El MEN puede solicitar aclaraciones, si la información cargada por usted esta incorrecta o incompleta.

Los costos de este trámite que tiene una duración entre 4 y 6 meses es

Programas de pregrado: 607 mil pesos colombianos

Programas de posgrado: 689.800 pesos colombianos