Protocolo del uso del WhatsApp para grupos✅

Protocolo del uso del WhatsApp para grupos

BY: FIDEE @educatoncolombia #WhatsApp #Colombia #Barranquilla

En el post anterior hablamos del protocolo del WhatsApp a nivel general, pues bien, hoy vamos a hablar del protocolo del WhatsApp en grupos. En la mayoría de los casos, los grupos de WhatsApp son utilizados para temas empresariales, sociales, de amistad y/o familia, y se ha popularizado tanto que ha venido a reemplazar al correo electrónico, y se a convertido en un lugar de encuentro virtual en tiempo real.

En muchas ocasiones se descuidan detalles importantes, que hacen que el mensaje no cumpla los objetivos marcados. Un WhatsApp grupal no deja de ser un mensaje, similar a cualquier otro, en la que solo cambia el medio por el que se comunica, donde pasa de la presencialidad a la virtualidad en tiempo real. No hay que darle menos importancia, ni tampoco más, si no que se debe mantener las mismas normas y comportamiento que se cumplen cuando se reúnen un grupo de personas.

Cuando se conforma un grupo en WhatsApp, este permite comunicación de texto, imagen y voz simultanea entre el grupo de personas adscritos a este, y esta modalidad se ha incrementado notablemente en las comunicaciones, pero al mismo tiempo es necesario que conozca algunos beneficios y reglas para el protocolo de este tipo de herramienta. Alguno de los puntos importantes para tener en cuenta a la hora de enviar un WhatsApp al grupo:

1.   El administrador debe pedir autorización a las personas para incluirlas a determinado grupo y nunca debe olvidar que en ese grupo se identifica el número de teléfono de todos los integrantes, por eso es tan importante aclarar que el número telefónico es exclusivo para el manejo del grupo y la confidencialidad de la información telefónica esta amparada por el hábeas data.

2.   Cuando incluya las personas no les coloque apodos, sobrenombres y mucho menos dejar en blanco el nombre de la persona, pues para poder participar en una conversación de grupo uno debe saber con quién interactúa. Es un grupo con un fin determinado no es una conversación anónima que se esconde tras un velo,

3.   El administrador del grupo debe definir la formalidad y/o, oficialidad del grupo desde su inicio. Y en el caso de que el grupo sea empresarial debe formalizarse por los medios OFICIALES de la empresa.

4.   El administrador debe definir el alcance de WhatsApp. En el caso de que el grupo sea empresarial debe establecer si los empleados pueden comunicarse con clientes, y en caso de permitirlo establecer los temas que pueden (o no) tratar. En caso de que se trate de un grupo social, se debe establecer qué nivel de información se permite. Pues se presenta el caso de personas inescrupulosas que envían imágenes de alto calibre que no se debe compartir si a este pertenecen señoras, y que muy posiblemente los niños pueden tener acceso al teléfono de papá o mamá.

5.   El Administrador debe establecer un objetivo o temática del Grupo. Se presenta en caso en que algún integrante de un grupo toca temas NO relacionados al objetivo del grupo, las personas suelen compartir temas políticos o religiosos que no todo el mundo acepta, o pueden enviar chistes, memes o información NO relacionada con el grupo. Esto hace que el propósito del grupo se pierda.

Para el caso de los grupos de trabajo se debe mantener su objetivo y evitar usarlos para promover conversaciones ajenas al mismo

6.   Se debe empoderar al administrador del grupo. El administrador del grupo es reconocido por ser el creador de este, y la persona encargada de agregar a más personas. ¡Mentira!. El administrador es un moderador del grupo y debe buscar que las reglas u objetivo con que se creó el grupo se están cumpliendo.

7.   Establecer un acuerdo de privacidad y/o confidencialidad. Una regla más o menos así, lo que pasa en el grupo, se queda en el grupo. No se debe divulgar las conversaciones del grupo, se debe prohibir que los integrantes hagan reenvío de estos, a personas que NO hagan parte del grupo, con mayor razón si es un grupo empresarial.

8.   Definir claramente que información NO se debe compartir por ese grupo. Recuerde que usted NO tiene control sobre la aplicación.

9.   Cuando vaya a compartir información privada a una persona dentro del grupo, por favor hágalo en privado, y si va a enviar un mensaje a una persona en particular dentro del grupo, debe colocar el símbolo de @ y escoger su nombre en la lista que aparece. Y si se quiere responder un mensaje en particular, lo selecciona y use la función de “reply”.

10.       Algo que es supremamente importante es establecer un horario de uso. Es muy sano tener un horario definido, el administrador debe establecer excepciones, tales como “en caso de emergencia”, encontramos que las personas que son amigas de trasnochar están a la 1 o 2 de la mañana enviando Whats.

11.       No abarcar la aplicación. Existen en el grupo personas intensas y desocupadas que quiere comentar todo mensaje, aportar, discutir a tal punto que se toman el grupo y de esta manera desmotivan a los demás participantes a participar, o lleve a que la persona deserte del grupo. El administrador debe tener el tacto para abordar esta persona y hacer las recomendaciones de participación.

12.       Así se trate de un grupo cuando va a enviar el primer WhatsApp en el día, lo primero que debe hacer es saludar con unos buenos días, buenas tardes.

13.       No se exceda en los posts que comparte en el día, no se debe saturar los celulares de los demás integrantes con documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.

14.       Redacte de forma breve, clara, correcta (sin faltas de ortografía) y no escriba todo el texto en letras mayúsculas, esto denota enojo.

15.       Si va a hacer uso de la herramienta de audio para dejar un mensaje, hable claro, articule y que el tono se escuche con facilidad, es muy molesto recibir mensajes de voz que no se escuchan y además no se entienden.

16. Si quiere respeto, respete. NO comparta fotos intimas.

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