La organización de eventos corporativos,
reuniones de trabajo, lanzamiento de productos, activación de marcas,
conferencias, foros, exposiciones, convenciones y eventos masivos, tienen gran
ocurrencia dentro de las empresas y exige una serie de conocimientos importantes
que le permiten a los ejecutivos desenvolverse en el mundo globalizado de hoy;
ya que se ven enfrentados a la necesidad de atender a misiones extranjeras, deben
atender grandes personalidades como Ministros, Presidentes de grandes
compañías, contantemente son invitados a desayunos y almuerzos de negocios, o
por el contrario son ellos los que deben invitar y todos estos interrogantes
los pueden resolver teniendo una persona encargada de la organización de este
tipo de eventos. Adicionalmente, debemos pensar que para la realización de
cualquier evento, se necesita de un responsable de comunicación que lo impulse
integralmente.
La planificación, organización y evaluación de
toda actividad o evento corporativo, empresarial o institucional; el Ceremonial
que debe desarrollarse en el contexto de todo acto protocolar o ceremonia
formal, permiten también dar cuenta del grado de profesionalismo,
reconocimiento y cortesía que una organización pone al servicio de sus públicos
de interés, con el propósito de promover los vínculos que los relacionan,
fortaleciendo internamente su cultura organizacional y, externamente, el
posicionamiento de imagen favorable de la misma
Pero, ¿Qué debe conocer la persona responsable
de los eventos empresariales?
En
primer término, de Protocolo Empresarial, ya que requiere del dominio
del sistema de las jerarquías, creatividad, aptitudes psicológicas para las
relaciones sociales, y con gran capacidad para resolver con facilidad y lógica
los problemas coyunturales que puedan presentarse, y aptitud para anticiparse
en la resolución de los problemas, debe hacer de cada acto público un modelo de
comunicación y entendimiento, debe lograr que toda funcione a la perfección, debe
saber diseñar un menú, seleccionar la carta de vinos, elegir un regalo,
asesorar a los directivos que lo soliciten, entre otras muchas actividades.
Tener una persona en la empresa que conozca las
reglas que rigen las relaciones interpersonales y que sepan cómo aplicarlas en el
ámbito empresarial nacional e internacional, generan mayor seguridad a los
directivos de la empresa y proyectan una imagen de confianza y distinción
frente a los ejecutivos pares, clientes y colaboradores, un sello de garantía
en el competido mundo de los negocios.
El mundo de hoy, requiere cada vez más
ejecutivos capaces de desenvolverse en cualquier situación laboral y por
supuesto social. El protocolo, su conocimiento y uso, hace que estos ejecutivos
se conviertan en líderes que ejercen sus funciones tanto en la empresa como
fuera de ella, en los actos públicos llevaran en alto su nombre y el de sus
empresas.
En
segundo término, debe conocer sobre reuniones de trabajo efectivas, La
decisión de llevar adelante una reunión debe fundamentarse en el principio
básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la
sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales
participantes. Y generalmente se asume que el fracaso de las reuniones obedece
a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes. Sin embargo, nunca
nos sentamos a pensar que el fracaso puede obedecer a que se convocaron a las
personas equivocadas, no se contemplan las diferentes variables que influyen en
la reunión, se hacen gastos exagerados por no saber programar la misma; de ahí
la importancia de estos conocimientos.
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