Buenas prácticas para realizar reuniones efectivas

En todo tipo de negocios, sectores productivos, gobierno, las reuniones constituyen el vínculo de intercomunicación más utilizado, mal usado en muchos casos y de gran abuso en otros casos.

Las reuniones no deben convertirse en encuentros de grupos en lucha que produce desgaste entre sus integrantes, quebrantadores de relaciones o simples consumidores de tiempo, recursos y energía, sino que deben de ser encuentros en donde, además de darle solución a los principales problemas que aquejan a la empresa, sirvan para coordinar planes y proyectos, exista integración grupal e individual que conformen un genuino equipo de trabajo.

Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas. Por esta razón se miran como una pérdida de tiempo y por consiguiente costosas para la empresa.

Las reuniones son de gran importancia para todas las organizaciones, en particular para aquellas que utilizan quipos de trabajo para realizar actividades diversas. Una gran parte de la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones.

Las reuniones han mantenido una baja reputación y son materia de muchos chistes y dichos. A pesar de que algunos gerentes las ven como improductivas y como una pérdida de tiempo y por lo tanto costosas, también entienden que sus organizaciones no pueden funcionar sin este mecanismo de comunicación. Entre otros defectos, las reuniones pueden estar desenfocadas, pueden tomar mucho tiempo y algunas veces pueden considerarse innecesarias. Todas estas dificultades, sin embargo, no implican que no posean un valor inherente, pero sí que a menudo ellas no se planean o se planean pobremente.

Los expertos estiman que los ejecutivos de nivel medio gastan alrededor del 30 por ciento de su tiempo en reuniones y conferencias. Por cada diez gerentes con ingresos anuales promedio de $200.000.000, quienes empleen un tercio de su tiempo en reuniones, esta situación se traduce en unos costos salariales de 550 millones de pesos al año en sólo salarios. Aquí no estamos considerando las pérdidas por el potencial no productivo si estas reuniones no pueden producir los resultados deseados.

Si usted desea alcanzar lo más que pueda de una reunión, debe estar en capacidad de entender muy bien lo que ellas significan.

Las reuniones ayudan a los grupos y a los equipos a determinar un curso de acción.

Pueden llegar a convertirse en el vehículo más eficiente y efectivo de la comunicación y planeación gerencial, pero únicamente si quienes las organizan y dirigen las planean cuidadosamente, consideran todos los detalles antes, durante y después del evento. La solución a la inefectividad no es reducir su número sino hacerlas más efectivas.

Las reuniones también reflejan las características de las personas que las conducen y las organizaciones que ellas representan. Cuando usted esté realizando una reunión, tenga presente que debe dejar una impresión duradera en su audiencia y seguir las reglas del uso del buen lenguaje. Es importante, por ejemplo, conocer a los asistentes para lograr que su presentación esté al nivel del grupo. Similarmente, su comunicación no verbal, voz, postura y entusiasmo, debe ser segura, abierta e interesada. Si sigue estas directrices y utiliza la información que se presenta aquí, probablemente podrá liderar reuniones efectivas.

No caída en uno de los aspectos que más afectan a las empresas hoy en día, y es la “reunionitis aguda” que implica asistir a reuniones tediosas, ineficientes e innecesarias, si bien pueden ser muchas las razones para llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aún mayores.

La decisión de llevar adelante una reunión debe fundamentarse en el principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes.

Otro aspecto relacionado con este importante tema es que generalmente se asume que el fracaso de las reuniones obedece a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes. Sin embargo, un reciente estudio sobre el fracaso de las reuniones en los ambientes organizacionales ha revelado que de 1300 problemas que se citaran como fuente de fracaso solo el 3% de ellos tenían su origen en las relaciones interpersonales. El 97% de las respuestas se referían a la falta de preparación y planificación de las mismas.

Por tanto, este libro va dirigido a todas las personas que trabajan en organizaciones, en las cuales se presenten los aspectos relacionados anteriormente y que consideren que es posible realizar reuniones efectivas, haciendo ajustes a la forma y al contenido de las mismas.

Situación hipotética…………………..

Si un ocupadísimo marciano le fuera posible echar una nueva mirada a la gente de la Tierra, probablemente le impresionaría el tiempo que la gente ocupa en hacer cosas en grupo. Notaría que las personas, en su mayoría, se reúnen en grupos relativamente pequeños (...). Observaría que la educación y la socialización de los niños tienden a ocurrir en otros grupos, generalmente mayores, en iglesias, escuelas u otras instituciones sociales, en íntima interdependencia, dentro de asociaciones relativas durables, le intrigaría saber por qué tanta gente pasa tanto tiempo en pequeños grupos que hablan, planifican y están en conferencia.

Como contraparte de nuestro hipotético marciano, nos encontraríamos nosotros, con las interrogantes siguientes:

En realidad, esto es algo que le sucede a muchas personas, a muchos ejecutivos, más de lo que imaginamos...

En este curso se presenta un conjunto sistemático de actividades para mejorar el desempeño de las reuniones. La utilización de este proceso es un requisito exigible si la compañía desea obtener los mejores resultados de ellas, se presentan una serie de problemas que ocurren en las reuniones tanto con los grupos de personas como con los individuos y se incluye la forma de resolverlos. Los sistemas de teleconferencia y de tecnologías web se discuten como ayuda para conducir reuniones que de otra manera no se podrían realizar debido a la movilidad de algunos participantes importantes y se aborda de una manera práctica y sencilla, cómo planificar, ejecutar y supervisar una reunión, sin importar la organización en donde se deba llevar a cabo o el motivo de la misma, el fin último es que usted tenga una reunión que sea exitosa.

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