El correo electrónico (e-mail) y las buenas prácticas

El correo electrónico (e-mail) y las buenas prácticas

A la hora de escribir un correo electrónico debe tener en cuenta aspectos importantes para que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. Si omite un detalle importante, puede ser que el correo no cumpla los objetivos marcados.   

Algunos de los puntos importantes a tener en cuenta son: 

1. Asegúrese bien de la dirección a la que desea enviar el correo. una sola letra puede hacer que el mensaje llegue a la persona equivocada. Es mucho más elegante escribir el nombre de la persona a la que escribe antes de su dirección de correo. Por ejemplo: Maria cortes, mcortes@nombrededominio.com.  

2. Envíe solo lo que le quiere transmitir. No envíe documentos o archivos adjuntos innecesarios, le hace perder el tiempo a la persona que recibe el correo. 

3. No se olvide rellenar el asunto (subject) del mensaje. Eso le da una idea clara y resumida del contenido del correo al destinatario.  

4. Escriba un saludo, un cuerpo y una despedida, como haría en una carta tradicional. Ni más ceremoniosas ni más familiares, salvo que escriba a un amigo íntimo o persona allegada, y utilice algún tipo de redacción más cercana.  

5. No utilice las direcciones de correo electrónico de otras personas para enviar correo o archivos no solicitados (podría ser considerado SPAM). La privacidad del correo debe ser respetada. Tampoco ceda o entregue las direcciones de correo a otras personas, salvo que el propio interesado lo autorice.  Si envía un correo electrónico a varias personas al mismo tiempo, utilice el campo de la copia ciega (bcc) para evitar que los demás destinatarios del mensaje conozcan las direcciones de las otras personas.  

6. Redacte de forma breve, clara, correcta (sin faltas de ortografía)   

7.  No escriba todo el texto en letras mayúsculas. Tampoco utilice muchos tipos de fuentes distintos en una misma carta  

8. No utilice smiles - emoticones- o dibujitos similares.  

9. Firmar. No envíe mensajes de forma anónima o incompletos. Debe indicar al menos su nombre al pie del texto. Si quiere puede incorporar algún otro dato adicional como su dirección, su teléfono, su página web,. etc.  

10. Si ha mantenido algún otro mensaje con el destinatario del mismo, puede dejar el texto anterior debajo del que usted escriba para recordar detalles o puntos importantes o de interés sobre los que están tratando.  

11. El correo se debe responder con la mayor celeridad posible tal y como se hace con el correo tradicional en función de la urgencia del escrito.