Reuniones de trabajo altamente efectivas
Las reuniones de trabajo son un
mal necesario en las organizaciones, y digo mal porque se suele perder mucho
tiempo, lo que hace que sean poco efectivas, y la causa principal de la mala gestión
de la administración del tiempo, de los recursos y de los resultados es la falta
de organización, priorización y seguimiento de estas. Para evitar este problema
es necesario que los responsables de convocar a una reunión sean capaces de
planificarla previamente.
Las reuniones no son encuentros
de grupos en lucha que se desgastan los integrantes, se quebrantan las relaciones,
se desperdicia el tiempo, los recursos y la energía de los participantes, son
encuentros en donde, además de dar solución a los principales problemas que
aquejan a la empresa, sirven para coordinar planes y proyectos, conseguir
integración grupal y e individual que conformen un genuino equipo de trabajo.
Las reuniones son muy importantes
para todas las organizaciones, en particular para aquellas que utilizan equipos
de trabajo y la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a
partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones.
Las reuniones han mantenido una
baja reputación y son materia de muchos chistes y dichos. A pesar de que
algunos gerentes las ven como improductivas y como una pérdida de tiempo y por
lo tanto costosas, también entienden que sus empresas no pueden funcionar sin
este mecanismo de comunicación. Uno de los grandes problemas es que las
reuniones pueden estar desenfocadas, tomar mucho tiempo y pueden considerarse
innecesarias, pero, esto no implica que no posean un valor inherente, pero sí
que a menudo ellas no se planean o se planean pobremente.
Los expertos estiman que los
ejecutivos de nivel medio gastan alrededor del 30 por ciento de su tiempo en
reuniones y conferencias. Por cada diez gerentes con ingresos anuales promedio
de $200.000.000, quienes empleen un tercio de su tiempo en reuniones, esta
situación se traduce en unos costos salariales de $550 millones de pesos al año
en sólo salarios. Aquí no estamos considerando las pérdidas por el potencial no
productivo si estas reuniones no pueden producir los resultados deseados.
Si usted desea alcanzar lo más
que pueda de una reunión, debe estar en capacidad de entender muy bien lo que
ellas significan. Una reunión no es un fin en sí mismo, sino un instrumento
para ayudar a lograr una meta. Las reuniones ayudan a los grupos y a los
equipos a determinar un curso de acción.
Pueden llegar a convertirse en el
vehículo más eficiente y efectivo de la comunicación y planeación gerencial,
pero únicamente si quienes las organizan y dirigen las planean cuidadosamente,
consideran todos los detalles antes, durante y después de su ocurrencia. La
solución a la inefectividad no es reducir su número sino hacerlas más
efectivas. Por eso hemos diseñado 16 formatos ideales para utilizar en la preparación,
convocatoria, desarrollo, cierre y seguimiento de esta. leer más
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