Administrar el Tiempo

Administrar el Tiempo

Lina Toro

En la actualidad el factor diferenciador de cualquier profesional independiente o empresa es la eficiencia. Esta consiste en producir un resultado con el mínimo de recursos, y el recurso más importante de un ser humano es su tiempo.

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para  aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades.

La administración del tiempo es un tema referente al análisis y uso correcto de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.

Controlar nuestro tiempo ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales nos encontramos sometidos,  y de esta forma nos facilitan el logro de nuestros objetivos, y nos evita  el estrés y el cansancio.

La clave para el éxito personal y profesional  tiene que ver con la capacidad de saber organizar y tener tiempo para realizar todas nuestras actividades. Y aunque parece una tarea fácil, muchas veces parece que el tiempo no nos alcanza. Para que no nos ocurra esto, empecemos por unos prácticos y sencillos concejos.

Prioridades

Un factor que siempre nos hace perder tiempo valioso, es realizar tareas de poca importancia que nos cortan el tiempo de hacer otras que sí son importantes. Para prevenir este problema, démosle  prioridad a las cosas que debemos  realizar en el día.

Todas las noches antes de acostarnos, hagamos una lista de todas las actividades del próximo día, incluyamos todo, tanto lo laboral como lo personal y familiar; luego procedamos  a darle prioridad a nuestras actividades siendo la A la más importante y urgente y continuando con B y C hasta finalizar con las actividades que se pueden posponer o que no son de trascendencia.

Realicemos  nuevamente nuestra  lista ya con el orden que le asignamos  a cada tarea, podríamos haber olvidado algún detalle o tal vez  decidamos cambiar la asignación que le dimos a alguna de ellas.

Finalizada y revisada, coloquémosla  en algún lugar donde la podamos ver al siguiente día, nuestra  agenda es una buena opción, veremos como sabiendo de antemano nuestras  tareas, las realizaremos más fácilmente.

Delegar

Si somos de las personas que les gusta todo bien hecho y por lo tanto tenemos dificultad en delegar atribuciones a otras personas por que lo pueden hacer mal. Este consejo es de vital importancia para nosotros, si para nosotros: DELEGEMOS.

Aprendamos a confiar en la capacidad de otras personas en realizar las tareas tan bien como si nosotros las hubiéramos realizado. Demos instrucciones claras y precisas, expliquemos la importancia de la asignación, pidamos una retroalimentación de la información que dimos y dejemos a la otra persona trabajar.

Por supuesto que es posible que surja algún problema, que algo no salga bien, recordemos que todos somos susceptibles de cometer errores, así que si llega a suceder, démosle la oportunidad a la otra persona de corregir su error.

La Culpabilidad

Las muchas actividades en que nos vemos involucrados, las largas jornadas de trabajo y el hecho de que la economía familiar nos obliga a papá y mamá a salir a trabajar, nos trae como consecuencia el constante sentimiento de que no le damos tiempo a nuestros hijos, a nuestra pareja o bien a nosotros mismos.

Para este punto no hay receta mágica que nos funcione, ya que los hijos necesitan cantidad y calidad de tiempo. Así que dentro de sus prioridades de cada día deben resaltar el tiempo que le dedique a su familia. Si sus hijos estudian, procure desayunar con ellos, llevarlos al colegio o acompañarlos al bus.

Procure que no pase el día completo sin hablarles, no importa la edad de ellos no deje de preguntarles como les fue en el día en vez de contarles todos los problemas que usted tuvo que resolver.

No olvide decirles cuanto los ama todos los días y de ser posible dedíquese a ellos todo el fin de semana en cuerpo y en alma.

Decir NO

Para la mayor parte de las personas decir No a una solicitud nos resulta bastante difícil, muchas veces son estas actividades las que nos absorben un tiempo vital. Aprendamos a negar nuestra participación en alguna actividad que nos quite tiempo valioso.

Otra forma de aplicar este principio podrían ser los compañeros que gustan de socializar excesivamente dentro de la empresa, nótese que dije excesivamente, no estoy sugiriendo de ninguna manera que deje de relacionarse dentro de la empresa, pero sí que en ocasiones cuando tiene muchas actividades que realizar o tiene tiempo límite para presentar su trabajo, deje el área social descansar un momento.

Sea amable pero muy firme en anunciarles a todos o bien a su secretaria que no le interrumpan a menos que sea una emergencia. Ya habrá momentos para conversar con los compañeros.

Dejemos de Trabajar

El factor que más influye cuando de administración del tiempo se trata, es el poco esfuerzo que ponemos en hacerlo rentable para nosotros. Esto puede deberse a que no nos gustan las actividades que realizamos o bien que las consideramos una pérdida de tiempo, probablemente porque no sabemos su valor para la empresa o porque nadie nos lo comunicó.

Como haya sido, esto tiene que ver más con nuestro estado de ánimo que con la empresa, por lo que le recomiendo que renuncie, Sí...así como lo lee renuncie y búsquese otro empleo o bien, empiece a disfrutar el que realiza.

Cuando aprenda a gozar su trabajo el tiempo le fluirá y se hará más productivo. No querrá desperdiciar ningún instante porque estará disfrutando de sus actividades diarias.

Acción

Por último y no menos importante No dejemos para mañana lo que podamos hacer hoy. Entremos en acción a partir de hoy pues mañana podría ser demasiado tarde. Así que hoy por la noche hagamos nuestra lista de actividades para mañana.

El tiempo no es sólo lo que marca el reloj o lo que señala el calendario, está relacionado con nuestra esencia misma como seres humanos. El poeta y ensayista mexicano Octavio Paz decía que “estamos hechos de tiempo”. Mientras tengamos vida tendremos capacidad de reconocerlo, valorarlo y sobre todo, aprovecharlo.

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